PRIVACYVERKLARING VAN IOTSPOT B.V.

1 Algemeen

iotspot B.V. (“wij” of “iotspot”), de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, hechten er grote waarde aan dat deze verwerking plaatsvindt op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving. iotspot B.V. verklaart zich te houden aan alle hieronder volgende privacy richtlijnen in haar Dienstverlening aan jou.

2 Jouw toestemming

Om toegang te krijgen tot onze Diensten, wordt je (als Klant of Gebruiker, zoals nader gedefinieerd in onze Voorwaarden voor Dienstverlening) gevraagd om informatie over jezelf (zoals identificatie of contactgegevens) te verstrekken. Voordat je deze persoonlijke informatie over jezelf ingeeft, word je door ons verzocht, ons expliciet en ondubbelzinnige toestemming te geven om deze gegevens te mogen verwerken.

3 Verwerking van privacy gevoelige gegevens van onze Klanten

Bij het aangaan van een contract met iotspot, vereisen wij de volgende informatie van onze Klanten (van wie de Gebruikers zich registreren voor en toegang krijgen tot onze Diensten) binnen de kaders van jouw Bedrijfsaccount, en zullen wij de hierna volgende informatie verwerken en opslaan voor de duur van het bestaan van jouw contract met ons:

a) De geregistreerde naam van de rechtspersoon;

b) Het (de) geregistreerde adres(sen) van de rechtspersoon en het (de) adres(sen) van de locatie(s), waar onze Diensten voor jou worden geactiveerd;

c) De geografische locatie van het (de) adres(sen) van de locatie(s) waar onze Services voor jou zijn geactiveerd;

d) De e-mail domeinnaam (-namen) van de Gebruikersgroepen die jij toegang verleent tot onze Diensten;

e) Beschrijvende informatie over de geactiveerde locatie(s) voor jou, zoals afbeelding-, vloer-, zone- en sectornamen;

f) Beschrijvende informatie over de categorie en het type van de werkplek en -kamers die voor jou worden geactiveerd in onze Diensten;

g) Het aantal werkplekken (d.w.z. bureaus of stoelen) dat voor jou wordt geactiveerd in onze Diensten per kantoorlocatie;

h) Het aantal kamers (vergaderruimte, klaslokaal of behandelkamer) dat voor jou geactiveerd is in onze Diensten per kantoorlocatie;

i) Het aantal Gebruikers van jou als de Klant dat zich heeft geregistreerd op onze Diensten; 

j) Vereiste factuurgegevens van de rechtspersoon;

4 Verwerking van persoonsgegevens van onze Gebruikers

Bij de registratie als Gebruiker van onze Diensten, zullen we de volgende informatie van jou als Gebruiker onder jouw Gebruikersregistratie verwerken en opslaan:

a) Je bent verplicht om te verstrekken en die bewaren voor de duur van jouw Gebruikersregistratie:

1) Jouw naam;

2) Jouw e-mailadres, zoals gekoppeld aan de e-mail domeinnaam van de Klant;

b) Je kunt optioneel de volgende extra informatie geven die wij verwerken en opslaan voor de duur van jouw Gebruikersregistratie:

1) Jouw telefoonnummer;

2) Jouw functieomschrijving;

3) Jouw publieke LinkedIn profiel identifier;

4) Of je wel of niet een BedrijfsHulpVerlener (BHV/ERO) bent;

5) Jouw bedrijfsafdeling;

6) Jouw profielfoto;

c) Tijdens het gebruik van onze Diensten kun je de volgende informatie invoeren en/of specificeren die wij zullen verwerken en opslaan - voor de duur dat jij ze hebt gespecificeerd - om jouw gebruiksgemak van onze Diensten te verbeteren:

1) Jouw favoriete werkplek of werkplekken met hun locatie; en

2) De namen - zoals jij ze definieert - van jouw favoriete collega's;

d) Voor een goede werking van onze Diensten tijdens jouw gebruik daarvan, genereren we de volgende aan jou gekoppelde informatie die wordt verwerkt en opgeslagen tijdens het aangegeven tijdsbestek:

1) De naam van de Klant die jou toegang verleent tot onze Diensten (met vermelding van het Bedrijfsaccount). Deze gegevens worden opgeslagen en verwerkt tijdens jouw gebruik van onze Diensten in het kader van de contractuele relatie van de Klant met ons en/of tot de datum van uitvoering van jouw verzoek om jouw gebruik van onze Diensten te stoppen en alle persoonlijke gegevens in verband met jouw registratie te verwijderen (d.w.z. afmelding);

2) Toekomstige werkplek reserveringen, d.w.z. de datum en tijd van de werkplek reserveringen die jij hebt gemaakt voor toekomstig gebruik. Deze gegevens worden verwerkt en opgeslagen tussen het moment dat jij de reservering hebt gemaakt en de werkelijke datum van de werkplek reservering.

3) Naam en machtigingsperiode van door jou uitgenodigde gasten, d.w.z. gebruikers zonder domeinnaam van de Klant. Deze gegevens worden opgeslagen vanaf de datum van uitnodiging tot de toegestane einddatum plus 6 weken. Deze gegevens worden niet verwijderd bij jouw uitschrijving van onze Diensten, maar blijven opgeslagen zonder verband met jou tot de aangegeven einddatum.

4) Aanwezigheidsgegevens voor automatische registratie van jou die aanwezig is of niet op een bepaald tijdstip van een gereserveerde werkplek/ruimte. Dit definieert de facto de plaats waar jij je bevind, aangezien een werkplek direct aan een locatie is gekoppeld. Jouw aanwezigheidsgegevens wordt opgeslagen en verwerkt tijdens de periode van 24 uur van de reservering en wordt na het einde van de dag verwijderd.

5) Het besturingssysteem en de release-versie ervan, die we opslaan en verwerken voor de duur van jouw Gebruikersregistratie voor onze Diensten  

e) Om jou de juiste ondersteuning te bieden bij jouw gebruik van onze Diensten genereren, bewaren en verwerken wij de volgende informatie die aan jou is gekoppeld voor de aangegeven duur:

1) Datum van jouw laatste gebruik van onze Diensten, die wordt opgeslagen en verwerkt voor een periode van maximaal 52 weken;

2) Aanvraagdatum, datum, IP-adres en inlognaam van jouw laatste inlog verzoek, die maximaal 6 (zes) weken worden opgeslagen en verwerkt;

5 Doel van het genereren, opslaan en verwerken van privacygevoelige en persoonlijke informatie

Wij verzamelen en verwerken informatie en statistieken over de manier waarop jij onze Diensten gebruikt, dat wil zeggen dat wij de transacties registreren, opslaan en verwerken, zoals reserveringen, boekingen, werkplek zoekopdrachten, collega zoekopdrachten en dergelijke, die jij met onze Diensten uitvoert (d.w.z. "transactiegegevens"). Met uitzondering van a) de in artikel 3 en 4 genoemde gegevens en b) voor het huidige etmaal, is deze informatie daarna in geen geval meer tot jou te herleiden en/of aan jou toe te rekenen. 

Wij genereren, verwerken en bewaren transactie, persoonlijke en privacygevoelige gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

a) Onderzoek naar onze Diensten om onze Diensten te verbeteren;

b) Bevordering van het gebruik van onze Diensten binnen de grenzen van de contractuele relatie met de Klant;

c) Samen met jou onze Overeenkomst(en) en onze Diensten uit te voeren en na te leven;

d) Het technisch en functioneel beheer van onze Diensten voor jou; en

e) Indien wij daartoe verplicht zijn, hetzij op grond van wet- en regelgeving, hetzij op grond van redenen die verband houden met deze Privacyverklaring:

i) het verstrekken van (persoons)gegevens aan bepaalde derden zoals rechthebbenden, toezichthouders, belastingautoriteiten, justitie, politie en andere wet handhavende instanties; en/of

ii) Naleving van onze Voorwaarden voor Dienstverlening af te dwingen (zie https://iotspot.nl/iotspot-conditions/);

6 Vertrouwelijkheid

Bovenstaande gegevens en informatie, van artikel 3, 4 en 5 van deze Privacyverklaring, die door jou zijn verstrekt en/of in samenwerking met jou zijn gegenereerd, kunnen door geautoriseerde medewerkers van iotspot worden ingezien. Al onze medewerkers, die hierbij betrokken zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonlijke informatie die zij verkrijgen, zoals vastgelegd in een schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst tussen onze medewerkers en iotspot.

Onder voorbehoud van artikel 5.e worden jouw persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, tenzij jij ons daartoe uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten die jij wilt gebruiken, of indien dit wettelijk vereist is.

7 Jouw rechten

Jij hebt te allen tijde de mogelijkheid om jouw persoonlijke gegevens in te zien en te controleren, te wijzigen, af te schermen voor andere gebruikers of je ertegen te verzetten, omdat deze feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn. Jij kunt jouw persoonlijke gegevens op verzoek bekijken en verifiëren, hetzij via de App onder Accountinstellingen, hetzij via een e-mail naar support@iotspot.co. Je ontvangt daarop een e-mail met een "overzicht van jouw persoonlijke gegevens" op jouw geregistreerde e-mailadres.

Als Gebruiker heb je te allen tijde de mogelijkheid jouw persoonlijke gegevens te wissen, hetgeen wij op jouw verzoek zullen doen. Je kunt dit "verzoek tot verwijdering van persoonlijke gegevens" genereren via het aanvraagformulier onderaan uw "overzicht van jouw persoonlijke gegevens". 

8 Beveiliging

Wij nemen alle redelijke maatregelen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Je wordt er op gewezen dat geen enkele overdracht van persoonsgegevens via het internet 100% veilig of foutloos is. Jij bent als enige verantwoordelijk voor de veiligheid van jouw internetverbinding.

De gegevens die wij genereren, vastleggen en verwerken worden opgeslagen op servers van onze dienstverlener Amazon Web Services. De diensten van Amazon Web Services die wij inkopen en gebruiken, voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ons volledige Informatiebeveiligingsverklaring vind je op https://iotspot.nl/iotspot-security/ 

9 Caching van informatie op een mobiel device

Onze diensten worden onder meer door Mobiele Applicaties aan jou verstrekt op jouw smart device. Ten behoeve van een optimale prestatie van onze Diensten, behoudt iotspot zich het recht voor om inhoud op jouw smart device te cachen. Deze inhoud bestaat uitsluitend uit foto's en beeldmateriaal die gerelateerd zijn aan jouw Bedrijfsaccount en/of worden geüpload onder jouw Gebruikersregistratie.

 10 Social Media login

Onze Dienstverlening maakt gebruik van social media messenger diensten zoals WhatsApp, zodat je werkplekken en -ruimten kunt delen met andere gebruikers. De werkplek/ruimte informatie die wordt gedeeld is beperkt tot de URL-identifier van de gedeelde werkplek/ruimte en kan alleen worden geopend door Gebruikers die eveneens ressorteren onder jouw Bedrijfsaccount. Op geen enkele wijze bevatten de gedeelde gegevens persoonlijke gegevens.

Je kunt niet registreren op onze Dienstverlening via de login van social media diensten zoals LinkedIn (of maar daar niet toe beperkt Twitter, Facebook of Google+). Elke verwijzing naar social media, zoals uw LinkedIn-profiel, in onze Dienstverlening is louter informatief voor jou en andere Gebruikers en biedt op geen enkele wijze toegang tot jouw persoonlijke gegevens via bijvoorbeeld het gebruik van cookies.

11 Gebruik cookies

Allereerst wijzen wij jou erop dat jij jouw internet browser zo kan instellen dat er geen cookies worden geaccepteerd. Op deze wijze kunnen de kleine softwarepakketjes, die informatie over en van uw internetgebruik verzamelen, niet zonder jouw toestemming geïnstalleerd worden. Indien jij het gebruik van cookies weigert, dan kunnen wij jou echter de (correcte) verzending van communicaties en de levering van bepaalde diensten niet verzekeren.

Naast de cookies om een door jou gevraagde Dienst mogelijk te maken (bijvoorbeeld om uw instellingen te onthouden), maken onze Diensten gebruik van internet tags. Internet tags (ook bekend als single-pixel-GIF's, clear GIF's, onzichtbare GIF's en 1-op-1 GIF's) zijn kleiner dan cookies en voorzien onze webserver(s) van informatie zoals uw IP-adres, hoe vaak u een pagina hebt opgevraagd, het type internetbrowser van uw computer of smart device en de informatie die u opvraagt. Deze informatie wordt uitsluitend verzameld om iotspot te voorzien van statistieken over de manier waarop geregistreerde Gebruikers toegang krijgen tot onze Diensten.

De cookies die zijn gekoppeld aan social mediadiensten worden niet door ons gebruikt op onze Website, niet door ons gebruikt bij het leveren van secure-URL-Diensten, noch door ons gebruikt in onze Mobile App die is geïnstalleerd op jouw smart device.

12 Links naar andere websites

Onze Diensten kunnen links of verwijzingen naar andere websites bevatten. Wij hebben geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens door aanbieders van deze websites. Deze Privacyverklaring is hoe dan ook niet van toepassing op desbetreffende websites.

13 Wijzigingen Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen conform de geldende wet- en regelgeving.

14 Contact

Mocht je vragen hebben over de verwerking van jouw privacygevoelige en persoonsgegevens door iotspot B.V., neem dan contact op met iotspot B.V. ter attentie van Dhr. M. Lankhorst.

24 mei 2018, iotspot B.V.