Zo baseer je je inrichtingsplan op de juiste bezettingsgraad

iotspot-zo-baseer-je-je-inrichtingsplan-op-de-juiste-bezettingsgraad.jpg

Heeft jouw bedrijf een verhuizing of verbouwing gepland staan en ben jij als facilitair manager verantwoordelijk voor het inrichtingsplan? Wil je een echt realistisch inrichtingsplan kunnen maken, dan heb je inzicht nodig in de huidige bezetting van de werkplekken.

Tot zover niets nieuws onder de zon. Dit heb je vast al eerder gedaan. Je huurt een bedrijf in dat gedurende een beperkte periode een aantal metingen doet van het gebruik van de werkplekken. Op basis van dit onderzoek neem je beslissingen voor de inrichting van het gebouw.

Meten bezettingsgraad

Maar zijn deze gegevens wel zo realistisch? Binnen je bedrijf zullen ze door diverse mensen ter discussie worden gesteld. Zo is er altijd een afdeling die beweert dat de resultaten niet kloppen, omdat ze op het moment van de metingen een afdelingsuitje hadden of er toevallig heel veel zieken waren. Als je de resultaten zelf doorneemt, komen er ook kritische vragen bij je op: als de meting op een ander moment van de dag had plaatsgevonden, zouden er dan minder mensen in vergadering zijn geweest?

Om echt goed zicht te krijgen op de bezettingsgraad van je werkplekken, moet je eigenlijk drie tot zes maanden achter elkaar metingen doen, op verschillende momenten van de dag. Zo wordt er gemeten tijdens drukke weken, maar ook tijdens vakantieperiodes. Bovendien krijg je ook zicht op de fluctuatie in bezetting gedurende de dag. Wil je echt weten wat er in je gebouw speelt zodat je een goed gefundeerde beslissing kunt nemen, dan is meten tijdens een langere periode waardevol.

Slimme software

Vroeger zou een dergelijk onderzoek onbetaalbaar zijn geweest, maar slimme software maakt mogelijk wat voorheen niet kon. Een digitaal onderzoek dat drie maanden duurt hoeft namelijk niet duurder te zijn dan een onderzoek van één maand. De kosten zitten in het opstarten van de metingen, niet in de frequentie en de duur ervan.

Doe je een digitale meting, dan kun je bovendien meer gedetailleerde informatie achterhalen: hoe vaak worden de verschillende typen werkplekken gebruikt, op welke verdiepingen, in welke gebouwen en op welke momenten van de dag?

Staat er een verbouwing of een verhuizing op de planning of twijfel je aan de hoeveelheid werkplekken op kantoor? Investeer dan in een digitale meting. Zo baseer je de miljoeninvestering voor de inrichting van je kantoor op de realiteit.