Haagse realiteit: In de rij voor een plek op kantoor

iotspot-Haagse-realiteit-in-de-rij-voor-een-plek-op-kantoor_2.jpg

Onder het genot van een kopje koffie las ik de Volkskrant: ‘Wie 's ochtends vroeg tegenover het Haagse Centraal Station loopt, ziet ze dringen in hun nette pakken. Ambtenaren van Buitenlandse Zaken staan vanaf zeven uur in de rij om een bureau te bemachtigen. Hun nieuwe gebouw is ingekrompen. Er is maximaal voor driekwart van de medewerkers plek.’ Dit verbaasde mij. Niet de reductie in bureaus, maar de wachtende ambtenaren op zoek naar een beschikbare werkplek. Wat gaat hier verkeerd? Worden de medewerkers toch weer in het diepe gegooid?

Is dit flexwerken?

Volgens het artikel vindt tweederde van de staf van Buitenlandse Zaken dat er te weinig werkplekken zijn. Nog meer medewerkers missen een werkplek waar ze ongestoord een telefoongesprek kunnen voeren of zich kunnen concentreren. Dat er minder bureaus beschikbaar zijn is geen fout, maar bewust beleid. Als er op termijn minder ambtenaren komen en meer van hen flexwerken, is er minder ruimte nodig, redeneert Rutte. 

Rust in de tent

De situatie doet me denken aan die bij Ryanair tot vijf jaar geleden. Destijds was het letterlijk rennen (of heel snel lopen omdat je toch netjes wilde blijven) naar het vliegtuig. Waarom? Omdat jij een goede plek wilde bemachtigen. Het liefst eentje naast de nooduitgang of bij het raam. Je plekje reserveren was er toen niet bij. Ryanair heeft het reserveren alsnog ingevoerd, met als gevolg: rust in de tent. Zowel bij de reizigers als het personeel.  

Handdoekje leggen

Wat nu als we vooraf reserveren ook integreren in ons kantoor? Puur als extra optie voor diegenen die meer zekerheid wensen. Dat biedt duidelijkheid en voorkomt dringen in de rij voor openingstijd. Is dat ‘handdoekje leggen’? Nee, in een app als iotspot zie je in één oogopslag wie welke werkplek hoe laat heeft gereserveerd. Tot die tijd is de werkplek gewoon vrij. En komt je collega niet opdagen? Dan wordt de plek binnen 15 minuten alsnog automatisch vrijgegeven. Door het toepassen van slimme technieken zijn we in staat om de negatieve effecten van ‘handdoekje leggen’ te elimineren. Vervolgens profiteren we van de zekerheid die we vroeger hadden bij een vaste werkplek. 

Utopie?

Utopie of toekomstdroom? Nee hoor, het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt al wel met een app voor de bezetting. Deze biedt blijkbaar onvoldoende zekerheid. Het gaat dus niet alleen om het tonen van bezetting. Het gaat ook om het bieden van zekerheid in een flexibele omgeving. Misschien mogen wij in Den haag binnenkort eens een kop koffie komen doen?